Wie das Oberlandesgericht Stuttgart Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren verarbeitet
1. Wer ist für die Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
a) Verantwortliche Stelle
Ihre personenbezogenen Daten werden durch das Oberlandesgericht, Olgastraße 2, 70182 Stuttgart verarbeitet.
b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutz
Es gibt eine für den Datenschutz zuständige Person, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden
können:
Die Datenschutzbeauftragte/ der Datenschutzbeauftrage bei dem Oberlandesgericht, Olgastraße 2, 70182 Stuttgart
Datenschutz@OLGStuttgart.justiz.bwl.de
Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen in Verwaltungsangelegenheiten zuständig. Sie kann Ihnen keinerlei Auskunft zum Bewerbungsverfahren geben und keine Rechtsberatung erteilen.
2. Welche personenbezogenen Daten werden zu welchen Zwecken verarbeitet?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung offengelegt werden, nur, soweit dies zur
Wahrnehmung der Aufgaben des Oberlandesgerichts erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Der Zweck der Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten liegt in der Durchführung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens. Wir verarbeiten die Daten, die uns im
Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bekannt werden, ausschließlich um Ihre Eignung für die Stelle zu prüfen und das
Bewerbungsverfahren durchzuführen. Insbesondere ergeben sich solche Daten aus den Bewerbungsunterlagen oder einem
Vorstellungsgespräch. Diese personenbezogenen Daten können sein:
Name, Vorname, Geburtsname, Adresse/andere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse), Geburtsdatum und -ort‚ Geschlecht,
Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf, Legitimationsdaten, Kontodaten, sämtliche Daten, die das Dienst- bzw.
Beschäftigungsverhältnis betreffen (z.B. Datum und Ergebnis von Laufbahnprüfungen, Besoldungsgruppe, Entgeltgruppe, Umfang
der Beschäftigung, Beförderungen, Höhergruppierungen, Dienstalter, Beschäftigungszeit, Zeiten von Beurlaubungen
usw.).Vor Anbahnung eines konkreten Dienstverhältnisses kann eine Überprüfung zur Verfassungstreue durch einen sogenannten
„Backgroundcheck“ mittels Internet- und Social-Media-Recherche durchgeführt werden. Dabei werden lediglich Daten aus
öffentlich zugänglichen Quellen verarbeitet. Bei den dabei verarbeiteten Daten kann es sich um besonders schützenswerte
Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) nach Art. 9 Absatz 1 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) handeln.
3. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur bei Ihnen als betroffener Person erheben. Ausnahmsweise werden – nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder mit Ihrer Einwilligung– bei anderen Stellen, zum Beispiel bei Gerichten, Staatsanwaltschaften oder anderen öffentlichen Stellen Informationen eingeholt, die wir andernfalls bei
Ihnen direkt erheben müssten, wie beispielsweise eine unbeschränkte Auskunft
aus dem Bundeszentralregister bei dem Bundesamt für Justiz.
4. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DS-GVO, des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und des
einschlägigen Fachrechts wie dem Landesbeamtengesetz (LBG). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in
dem Bewerbungsverfahren sind § 15 Absatz 1 LDSG, § 83 Absatz 1 LBG sowie Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a, c und e
DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung und
Durchführung eines Beschäftigungs- bzw. Dienstverhältnisses erforderlich sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten in Bewerbungsverfahren ist primär § 15 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz. Danach ist die
Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines
Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) werden von uns auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2
Buchstabe e und g DS-GVO in Verbindung mit § 15 Absatz 2 LDSG verarbeitet, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungs-
und Einstellungsverfahrens erforderlich ist. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gegebenenfalls zur Rechtsverfolgung
erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Artikel 6 DS-GVO, insbesondere zur Wahrnehmung von
berechtigten Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DS-GVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der
Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Zu anderen als den genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage für die jeweilige Datenverarbeitung gibt, oder wenn Sie in eine solche Weiterverarbeitung vorher ausdrücklich eingewilligt haben.
5. Muss ich meine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen?
Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies gilt sowohl für die nach gesetzlichen Vorschriften verarbeiteten Daten als auch für diejenigen Verarbeitungen, die wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände verarbeiten, kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen. Soweit wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erbitten, entstehen Ihnen bei einer Weigerung keine rechtserheblichen Nachteile; wir müssen Sie allerdings in diesem Fall bitten, die entsprechenden Daten selbst bei den speichernden Stellen anzufordern und uns zu übermitteln. Kommen Sie dem nicht nach, kann Ihre Bewerbung ggf. nicht berücksichtigt werden.
6. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten/Bewerbungsunterlagen werden im Grundsatz spätestens 2 Jahre nach dem Versand einer ablehnenden
Entscheidung vernichtet, soweit eine längere Speicherung nicht zur Rechtsverteidigung oder der Sicherstellung von grundrechtlich
verankerten Gleichbehandlungsansprüchen erforderlich ist bzw. der Bewerber/die Bewerberin einer längeren Speicherung z.B.
für eine zukünftige Stellenausschreibung ausdrücklich zustimmt. In den Fällen, in denen Bewerbungsverfahren mit
standardisierten Auswahlverfahren (z.B. für die Vergabe von Studien- oder Ausbildungsplätzen) durchgeführt werden, kann die
Speicherdauer allerdings bis zu zehn Jahre betragen, um Wiederholungsvorteile früherer Bewerber bei der Bewerberauswahl
berücksichtigen zu können. Für Ihren konkreten Einzelfall geben wir auf gesonderte Anfrage gerne Auskunft (zu Ihrem
Auskunftsrecht vgl. auch unter Ziff. 8).
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung überführen wir die Daten in unser Personalinformationssystem und die Personalakte. Zudem
nutzt das Oberlandesgericht in diesem Fall Ihre Daten für planerische, organisatorische, personelle, soziale oder haushalts- und
kostenrechnerische Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes (§ 83 Absatz 1 LBG).
7. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?
Das Oberlandesgericht Stuttgart legt im legt im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens Ihre personenbezogenen Daten seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten gegenüber nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt.
a) Innerhalb des Oberlandesgerichts Stuttgart werden Ihre personenbezogenen Daten nur denjenigen Personen offengelegt, die
mit der Durchführung des Verfahrens oder nach dessen Abschluss mit der Aufbewahrung der Akten betraut sind, in denen Ihre Daten
verarbeitet werden.
Das zuständige Ausbildungs- bzw. Personalreferat sichtet Ihre Bewerberdaten nach Eingang Ihrer Bewerbung. Geeignete Bewerbungen werden
dann intern an die Abteilungsverantwortlichen des Ausbildungs- bzw. Personalreferats und an die Abteilungsverantwortlichen für die
jeweils offene Position, ggfls. den Mitgliedern eines Auswahlausschusses sowie an den Personalrat, an die/den Beauftragte/n für
Chancengleichheit und gegebenenfalls an die Schwerbehindertenvertretung weitergeleitet.
Bei gemeinsamen Einstellungsverfahren oder um bei gemeinsam genutzten strukturierten Einstellungsverfahren eine Gleichbehandlung aller Bewerberinnen und Bewerber sicherzustellen, können personenbezogene Daten mit anderen Oberlandesgerichten ausgetauscht werden.
b) Im Fall einer Einstellung ist auch das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten.
Für die Erledigung unserer Aufgaben benutzen wir IT-gestützte Fachverfahren (Software), in die Ihre Daten eingegeben werden. Dabei arbeiten wir auf gesetzlicher Grundlage auch mit anderen Stellen der Landesverwaltung oder sonstigen ausgewählten Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diesen werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, offengelegt.
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) oder eine internationale
Organisation erfolgt nur, soweit Sie eingewilligt haben oder im Rahmen der jeweiligen Verfahren in Form der gesetzlich erlaubten
Rechtshilfe.
8. Automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling?
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie uns gegenüber geltend machen können:
a) Recht auf Auskunft, Artikel 15 DS-GVO
Gemäß Artikel 15 Absatz 1 DS-GVO haben Sie das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;
ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf weitere Informationen. Das Auskunftsrecht wird durch das Recht Dritter am Schutz ihrer
personenbezogenen Daten beschränkt (Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO).
b) Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der
Verarbeitung, Artikel 16, 17 und 18 DS-GVO
Sie haben nach Artikel 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung
unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Ein Recht auf Löschung
personenbezogener Daten steht Ihnen nach Maßgabe des Artikels 17 DS-GVO zu, insbesondere dann, wenn die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten nicht oder nicht mehr zulässig ist. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Aufbewahrungsfristen
für die betreffenden Akten abgelaufen sind, wobei wir dann die Akten von Amts wegen unaufgefordert vernichten. Unter den
Voraussetzungen von Artikel 18 DS-GVO besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
c) Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DS-GVO
Sie haben gemäß Artikel 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die
Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir dürfen in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer
Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt. Ein zwingender Grund kann sich insbesondere aus Gesetzen ergeben, die der
Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen oder uns zur fortgesetzten Verarbeitung
zwingen, beispielsweise gesetzliche Aktenaufbewahrungsfristen oder anderen gesetzlichen Regelungen.
d) Recht auf Beschwerde bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz,
Artikel 77 DS-GVO
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen
Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an den
Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
zu wenden.
Bitte beachten Sie, dass der Landesbeauftragte für den Datenschutz ausschließlich die datenschutzrechtliche Aufsicht über
die Gerichte innehat und eine Aufsicht auch nur ausübt, soweit die Gerichte nicht rechtsprechend tätig werden.